11. Januar 2016

Firmenmails und Persönlichkeitsrechte: Datenschutz in der digitalen Arbeitswelt. /#Dossier_Arbeitswelt #17 von

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Bereits im Artikel zu „Bring Your Own Device“ wurde das Thema Datenschutz am Arbeitsplatz angesprochen. Hier ging es vor allem um Sicherheitsaspekte und den Schutz von Firmendaten wie Geschäftsgeheimnissen und internen Dokumenten. Doch wie Verhält es sich mit persönlichen Daten der MitarbeiterInnen? Vor allem jene Daten, die wir oft unbedingt für unsere Arbeit brauchen, wie zum Beispiel die E-Mail Adresse.

Denn auch E-Mail Adressen sind personenbezogene Daten, zumeist bestehen sie auch aus Vor- und Nachname der MitarbeiterInnen und lassen sich daher ganz klar zu einer Person zuordnen. Einfach mag es bei der Verwendung der E-Mail Adresse bei einem aufrechten Dienstverhältnis darstellen. Klar kann – muss ich meistens sogar – E-Mails von meiner Firmenadresse verschicken. Doch wie ist es, wenn es sich um nicht-berufliche Mails handelt? Und: Wie ist es, wenn ich nicht mehr in einem Unternehmen beschäftigt bin?

Ja, dürfen s‘ denn des?

Was bei Fragen wie „Was darf mein zukünftiger Arbeitgeber in einem Vorstellungsgespräch fragen?“ ist die Awareness für das Thema Privatsphäre auch in der breiten Bevölkerung relativ groß. Hier wissen wir meist genau, dass es nicht erlaubt ist, Fragen nach einer etwaigen Schwangerschaft zu fragen oder Informationen über Partei- oder Vereinszugehörigkeiten zu verlangen.

 

Aber wie ist es nach dem Vorstellungsgespräch? Immer wieder hört man von „Überwachung am Arbeitsplatz„, von gesperrten Internetseiten oder von Verboten zur privaten E-Mail Nutzung in der Firma. Aber: Was ist eigentlich hier erlaubt und was ist ein No-Go?

Wie bei so vielen rechtlichen Fragen, ist die wirklich richtige Antwort darauf „Es kommt darauf an“. Und in diesem Fall ganz besonders: „Man muss sich das ausmachen“. Reden hilft also in jedem Fall. Am Arbeitsplatz regelt das in den meisten Fällen der Betriebsrat, wenn es denn einen gibt. Gibt es keine Interessensvertretung für die Angestellten in einem Betrieb, so müssen diese Dinge dennoch zwischen ArbeitnehmerIn und ArbeitgeberIn geklärt werden. Bei der privaten E-Mail- und Internetnutzung am Arbeitsplatz kann man grundsätzlich drei Fälle unterscheiden:

Die private Nutzung von Internet- und E-Mail ist grundsätzlich verboten

In diesem Fall ist die Frage, ob man während der Arbeitszeit private Facebook-Statusbeiträge schreiben darf wohl ganz klar mit „Nein“ zu beantworten. Ist die Nutzung generell Verboten, so muss sich daran gehalten werden. Ausnahmen können aber in dringenden Fällen (z.B. Vereinbarung eines Arzttermins) möglich sein.

Die private Nutzung wird erlaubt

Wenn die private Nutzung laut Dienstvertrag, internen Guidelines oder einer Betriebsvereinbarung erlaubt ist, so muss man als ArbeitnehmerInnen natürlich die betrieblichen Interessen wahren, wenn man privat im Internet surft oder private E-Mails schreibt. Außerdem muss genau geregelt werden, in welchem Ausmaß die Nutzung gestattet ist. Das Runterladen von Folgen für den „Game of Thrones“ Marathon am Wochenende gehört wahrscheinlich nicht dazu.

Es gibt keine Regelung

Gibt es gar keine Regelung, so kann man davon ausgehen, dass die private Nutzung grundsätzlich erlaubt ist. Aber auch hier gilt natürlich: Immer mit Maß und Ziel.

Es gibt ein Leben nach dem Dienstverhältnis

Weniger klar ist oft auch, wie die Situation nach dem Ausscheiden von MitarbeiterInnen aussieht. Dürfen E-Mails automatisch an NachfolgerInnen oder die Geschäftsführung weitergeleitet werden? Auch hierbei gilt: Es braucht eine Vereinbarung.

Die automatische Weiterleitung ist weder grundsätzlich verboten, noch erlaubt. Allerdings darf der Dienstgeber personenbezogene Daten (und ja, dazu gehört auch die Firmen-Mailadresse, die in den meisten Fällen auch aus Vor- und Nachnamen der MitarbeiterInnen besteht) nach dem Ausscheiden nicht mehr weiter verwenden. Für die Mail-Weiterleitung empfiehlt sich also eher eine Lösung mit einer automatischen Antwort (Autoresponder), in dem die Kontakte der neuen Ansprechperson genannt werden, als eine direkte Weiterleitung aller E-Mails, die an die Adresse von ehemaligen MitarbeiterInnen gehen.

 

Interview mit Mag.a Sara Pöcheim

Foto von Sara Pöcheim

Sara Pöcheim, Quelle: Arbeiterkammer

Sara Pöcheim ist Arbeitsrechtsexpertin der Arbeiterkammer Wien.

Gibt es allgemeine Regelung zur privaten Nutzung von Firmen-Mailadressen? Oder muss das betriebsintern (zB durch eine Betriebsvereinbarung) geregelt werden?

Es gibt keine allgemeine Regelungen, vielmehr wird es davon abhängig sein, ob es konkrete betriebliche Regelungen oder Usancen gibt. Grundsätzlich darf ein Arbeitgeber jegliche private Nutzung untersagen.

Wie verhält es sich mit den Firmen-Mailadressen nach dem Austritt von MitarbeiterInnen? Darf es eine automatische Weiterleitung geben? Oder empfehlen sich hier andere Regelungen?

Mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind alle dem Arbeitgeber gehörenden Gegenstände etc. zu retournieren, das muss wohl analog auch für die Firmen-E-Mail Adresse gelten. Sofern ich nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses erlaubterweise E-Mails zu erwarten habe, muss ich wohl mit dem Arbeitgeber eine entsprechende Vereinbarung treffen.

Dürfen Internet-Zugriffe überwacht werden? Wenn ja, (wie) müssen die MitarbeiterInnen davon in Kenntnis gesetzt werden?

Es hängt einmal davon ab, ob ich während der Arbeit privat nutzen darf oder nicht. Falls ja, heißt das aber auch nicht, dass ich mir auf Kosten meines Arbeitgebers z.B. Musik oder Videos downloade, als gäbe es kein „Morgen“.  Sofern  der Verdacht einer rechtswidrigen, verbotenen oder aber auch exzessiven Verwendung besteht, darf der Arbeitgeber das überwachen.

Der Mitarbeiter muss natürlich informiert werden und unter Umständen auch verwarnt werden.

Wie verhält es sich mit Fotos/Videos von MitarbeiterInnen? Dürfen MitarbeiterInnen ablehnen, zB mit Foto auf der Firmenwebsite dargestellt zu werden?

Ja, die Verwendung meines Fotos/Bildes ist nur mit meiner Zustimmung erlaubt.

Wie ist das nach dem Austritt von MitarbeiterInnen? Müssen alle Videos/Fotos in denen die ausgetretenen Personen vorkommen, entfernt werden? Gibt es „Übergangsfristen“?

Ja, mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses habe ich das Recht, die Löschung meines Bildes von der Seite des ehemaligen Arbeitgebers zu verlangen (Recht am eigenen Bild).

 

Quellen:

Internet4Jurists: Arbeitsrecht und Internet (Sammlung von Fällen und Urteilen)

Arbeiterkammer Österreich: Big Brother am Arbeitsplatz

Arbeiterkammer Oberösterreich: Private Internetnutzung

derstandard.at: Darf der Chef privates Surfen verbieten?

Surfen und private E-Mails am Arbeitsplatz

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